Manuel utilisateur FA SIGH

Connexion et rôles

1. Ouvrez Se connecter, puis saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe. Pour un nouveau compte, choisissez Créer un compte et suivez les indications affichées.
2. Après connexion, Mon espace présente les postes autorisés pour votre rôle. Si aucun rôle n’est attribué, contactez l’administrateur de votre établissement.
3. Utilisez le menu pour changer de poste et Aide pour revenir à ce manuel. En fin de travail, choisissez Se déconnecter, surtout sur un poste partagé.

Les accès dépendent du rôle attribué. Le caissier ne doit pas avoir accès aux diagnostics. Ne partagez jamais votre mot de passe.

Accueil : patient et file d’attente

1. Recherchez d’abord le patient par nom, prénoms, téléphone ou numéro de dossier. Vérifiez son identité avant d’ouvrir sa fiche pour éviter un doublon.
2. Si le patient est absent, choisissez Nouveau patient. Renseignez son identité, sa date de naissance ou son âge estimé, ses coordonnées et la personne à prévenir.
3. Complétez si nécessaire le numéro CAMU et le payeur par défaut. Après enregistrement, le numéro de dossier est attribué automatiquement.
4. Sélectionnez le service et l’acte, signalez une urgence si nécessaire, puis choisissez Mettre en file. La file est organisée par service.

Les dossiers portant EXEMPLE sont des données de démonstration, pas de vrais patients. Le numéro suit le format DEP-CODE-AA-NNNNN.

Caisse : paiement, reçus et clôture

1. Recherchez et sélectionnez le patient. Vérifiez les actes et la part patient, puis sélectionnez les lignes à régler.
2. Choisissez le mode de paiement : espèces, MTN Mobile Money, Airtel Money, virement ou chèque. Pour les paiements mobiles, saisissez obligatoirement la référence de transaction.
3. Vérifiez les montants en FCFA et confirmez avec Encaisser et imprimer. Sur la page du reçu, lancez l’impression ; choisissez votre imprimante ticket 80 mm.
4. Pour corriger un reçu, utilisez l’annulation autorisée et fournissez un motif. Ne cherchez pas à supprimer le reçu : sa trace est conservée.
5. Consultez les dettes pour un règlement ultérieur. En fin de journée, rapprochez les montants encaissés avant de valider la clôture de caisse.

Patient payant : l’acte est servi après paiement. En urgence, les soins passent d’abord et la somme impayée est suivie en dette.

Consultation : triage et prescriptions

1. Choisissez le service, puis le patient dans la file. Vérifiez son identité et le statut de paiement ou de prise en charge.
2. Saisissez les signes vitaux disponibles et le triage rouge, jaune ou vert. Complétez les plaintes, l’examen clinique et le diagnostic CIM-10.
3. Ajoutez les prescriptions avec Prescrire et les demandes d’examens avec Demander examen. Vérifiez chaque produit ou acte avant validation.
4. Une prescription est transmise à la pharmacie et les éléments facturables sont ajoutés à la facture. Terminer et libérer clôt le passage dans la file.

Les informations médicales sont réservées aux rôles autorisés. Ce manuel décrit la saisie dans FA SIGH, pas des recommandations de prise en charge médicale.

Hospitalisation : admission, kardex et sortie

1. Ouvrez Hospitalisation et choisissez un lit libre. Sélectionnez le patient, le service, le motif et, si nécessaire, l’urgence, puis Admettre le patient.
2. Ouvrez un lit occupé pour consulter le dossier du séjour. Dans Kardex — nouvelle note, sélectionnez le type, renseignez les observations ou signes vitaux et choisissez Ajouter au kardex.
3. Pour déplacer le patient, choisissez un lit libre dans Transfert de lit, puis Transférer.
4. Pour la sortie, sélectionnez le mode et renseignez la note. Choisissez Enregistrer la sortie, vérifiez le récapitulatif puis Confirmer la sortie.

La journée d’entrée est facturée à l’admission, puis les nuits écoulées le lendemain lors de l’ouverture de cet écran. Le reste impayé devient une dette : il ne bloque jamais la sortie. Si le module est en attente d’activation, contactez l’administrateur.

Pharmacie : dispensation et stock

1. Dans Dispensation, sélectionnez une prescription éligible : payée ou prise en charge. Vérifiez le patient, le produit, la quantité et le lot avant Dispenser.
2. Dans Entrée de stock, indiquez le produit, le lot, la date de péremption, la quantité et la source : COMEG, grossiste ou don.
3. Pour l’inventaire, comptez physiquement le stock et saisissez la quantité constatée pour le lot concerné. Vérifiez avant de valider.
4. Surveillez les seuils d’alerte et les péremptions. La DCI, la forme et le dosage permettent de distinguer les produits.

Les opérations de stock sont réservées aux personnes habilitées. Ne validez pas une dispensation sur un simple montant affiché sans vérifier son statut.

Service social : dettes et engagements

1. Consultez les dettes ouvertes et sélectionnez le patient concerné. Vérifiez les montants et le payeur.
2. Enregistrez les engagements de paiement et les informations de suivi proposées par l’écran.
3. Les prises en charge peuvent concerner la CAMU, une société ou assurance, une gratuité de l’État, une ONG ou un patient indigent, selon les options de l’établissement.

Une dette ne doit jamais empêcher la sortie du patient. Le règlement est enregistré à la caisse par un rôle autorisé.

Direction et journal d’audit

1. Dans Direction, consultez les recettes par mode de paiement et par service, les patients vus, les alertes de stock, les dettes et les créances par payeur.
2. Dans Journal d’audit, consultez les modifications et leur auteur pour retrouver la trace d’une opération.
3. En cas d’écart, relevez le numéro de dossier ou de reçu et contactez la personne habilitée avant toute correction.

Personne ne peut supprimer un reçu ni le journal d’audit. L’annulation d’un reçu conserve sa trace.

Paramètres : établissement, tarifs et utilisateurs

1. L’administrateur choisit le profil : Hôpital public, Clinique privée ou Privé non lucratif. Vérifiez ensuite chaque option activée.
2. Le profil public active par défaut les gratuités et la CAMU, sans caution ni honoraires. Le profil privé active par défaut caution, devis, honoraires et VIP ; CAMU et gratuités sont désactivées. Les options restent modifiables.
3. Vérifiez le nom et le code de l’établissement, les services, les tarifs, les payeurs et les taux de prise en charge avant de travailler avec de vrais patients.
4. Dans Utilisateurs, l’administrateur attribue les rôles adaptés au poste de chacun. N’attribuez que les accès nécessaires.

Les tarifs et valeurs EXEMPLE sont provisoires. La monnaie utilisée est le franc CFA (XAF).

Raccourci bureau avec le logo FA SIGH

1. Ouvrez FA SIGH dans Chrome ou Microsoft Edge sur votre ordinateur, à l’adresse habituelle de l’application.
2. Dans le menu du navigateur, choisissez Installer cette page en tant qu’application ou l’option équivalente dans Applications / Enregistrer et partager. L’intitulé varie selon le navigateur.
3. Confirmez le nom FA SIGH et, si proposé, choisissez Créer un raccourci sur le bureau. Le raccourci utilise la croix du logo FA SIGH.
4. Si un ancien raccourci conserve une autre icône, supprimez uniquement ce raccourci, rechargez FA SIGH puis créez-le de nouveau.

Le raccourci ouvre l’application ; une connexion Internet et votre compte restent nécessaires. La création du raccourci se fait sur votre ordinateur, pas automatiquement depuis cette page.

Établissement et abonnement

1. Nouveau client : créez votre compte, puis remplissez Créer mon établissement (nom, nombre de lits, département, profil). Vous devenez administrateur et l’essai gratuit de 15 jours commence.
2. Personnel : chaque agent crée son compte puis communique son e-mail à l’administrateur, qui l’ajoute dans Paramètres → Utilisateurs et rôles avec Ajouter au personnel, puis lui attribue ses rôles.
3. Ouvrez Abonnement pour voir la formule conseillée selon vos lits : 10 lits 25 000 FCFA, 50 lits 75 000 FCFA, 150 lits 125 000 FCFA, plus de 150 lits 175 000 FCFA par mois.
4. Payez par carte avec Payer par carte (débit en euros au taux fixe), ou par virement, MTN Mobile Money ou Airtel Money auprès de MOBSON CONSULTING, qui prolonge alors l’abonnement.

Sans abonnement actif après l’essai, l’établissement passe en lecture seule : les dossiers restent consultables, mais aucune saisie n’est possible. Les données de chaque établissement sont séparées : aucun autre établissement ne peut les voir.

En cas de difficulté

1. Accès refusé ou poste absent : demandez à l’administrateur de vérifier vos rôles. Ne créez pas un second compte pour contourner l’accès.
2. Paiement ou stock non confirmé : avant de recommencer, vérifiez si le reçu ou l’opération a déjà été enregistré pour éviter un doublon.
3. Impression incorrecte : sélectionnez le bon périphérique et le papier ticket 80 mm, puis vérifiez l’aperçu avant impression.
4. Erreur persistante : notez le poste utilisé, le numéro du dossier ou du reçu et le message affiché, puis contactez votre administrateur sans transmettre votre mot de passe.